E-posta nasıl yazılır ve yazarken nelere dikkat etmek gerekir?

İş hatayında ve günlük hayatta haberleşme ve bilgi alışverişinde e-posta kullanımı günümüzde oldukça yüksek seviyededir. Pratik olması ve mesafe gözetmeksizin hızlı haberleşme imkanı tanıması sebebiyle e-posta kullanımı oldukça yaygınlaşmıştır. Peki e-posta yazarken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir ve hiç konuyu bilmeyenler bir e-postayı nasıl yazabilirler bunlara değinelim.

Resmi bir e-posta nasıl yazılır?

İş hayatı içinde bazen formal yani resmi ifadeler içeren e-posta yazma ihtiyacı hissederiz. Bazen bir üstümüze, bazen farklı bir iş birimindeki bir kişeye, bazen de farklı kurumdan bir kişiye mail atmak gerekebilir. Mail yazmanın kendi içinde bazı kuralları vardır. Bu kurallardan madde madde bahsedelim sonra da örnek bir e-posta ile uygulamalı olarak konuyu pekiştirelim.

Resmi içerikli e-posta yazarken:

  • “To:” kısmında mesajı kime gönderiyorsanız onun mail adresini yazın.
  • “Cc:” kısmında mesajı bilgi amaçlı olarak kimin görmesini istiyorsanız onun adresini yazın. (Buraya yazdığınız e-posta adresi alıcı tarafından da görülür.)
  • “Bcc:” kısmında bilgi amaçlı olarak kimin görmesini istiyorsanız onun adresini yazın. (Buraya yazdığınız e-posta adresi alıcı tarafından görülmez.)
  • Mesaj başlığında mesajınızın ne hakkında olduğunu belirten açıklayıcı fakat fazla uzun olmayacak şekilde bir başlık atın. Başlığınızın sadece küçük harflerde ve sadece büyük harflerden oluşmaması gerekir. Hepsi küçük harf olan başlıklar gayriciddi, hepsi büyük harf olan başlıklar ise agresif bir tona sahiptir. Resmi bir mesajda bu tarz izlenimler vermek istemeyiz. Baş harflerin büyük olduğu ve diğer harflerin küçük olduğu bir format en uygun olanıdır.
  • Mesaj içeriğinde giriş kısmında bir hitap kulanılmalıdır. Eğer mesajı ismi belli olan bir kişiye atıyorsanız “Merhaba Xyz Bey/Hanım,” şeklinde, eğer tanımıyorsanız “Sayın İlgili/Yetkili,” şeklinde bir ifade kullanabilirsiniz.
  • Mesaj girişi yaptıktan sonra alta geçip bir satır boşluk bırakın. Sonra mesajınızı yazın. Mesajınız uzunsa paragraflara bölün. Mesaj dili olarak siz/biz tonunda kalın. Mesaj anlatımı bittikten sonra bir satır boşluk bırakın.
  • Mesajı bitirirken iyi dilekler ile bitirin. Örnek olarak “İyi günler dilerim.”, “İyi çalışmalar.”, “Teşekkürler.”, “Saygılarımla.” vb. ifadeleri kullanabilirsiniz.
  • E-postanın en alt kısmında imzanızın olması gerekir. İmzanız içinde en azından ad ve soyadınızı belirmelisiniz. Ad ve soyad dışında birim, unvan, telefon-faks numarası ve adresi bilgilerini verirseniz imza kısmı için şık bir hareket olur.

Örnek Bir Resmi E-Posta

Örnek olarak yazacağımız e-postanın konusu verdiğimiz mal siparişlerinin akıbetini sormak olsun ve bu konuda ilk ve ikinci seviye yöneticimizi bilgilendirelim fakat ikinci seviye yöneticimizin mail adresini alıcı taraf görmesin.

To: aliveli@supertezplastik.com.tr
Cc: birinciyonetici@supermuhtesemfirma.com.tr
Bcc: ikinciyonetici@supermuhtesemfirma.com.tr
Başlık: Teslimatı Geciken Ham Plastik Siparişleri Hk.
Mesaj:

Merhaba Ali Veli Bey,

Teslimat kayıtlarımızın gözden geçirilmesi sonucunda gg.aa.yyyy tarihli siparişimizin taahhüt edilen teslimat tarihinde tarafımıza iletilmemiş olduğunu görülmektedir. Mevcut durumda söz konusu siparişin teslimatı 2 iş günü gecikmiş durumdadır. Üretim devamlılığında sorun yaşanmaması ve firma olarak siparişlerimizin zamanında tamamlanmasını teminen ilgili gecikmenin sebebinin iletilmesi ve teslimat taahhüdünün en kısa sürede yerine getirilmesi hususunda yardımlarınızı rica ederim.

Teşekkürler, iyi çalışmalar.

Ad Soyad

Satın Alma Müdürü
Süper Muhteşem Firma Ltd. Şti.
ABC Cd. DEF Sk. No: 1234 Semt İsmi – ŞEHİR
Tel: 0 123 456 78 90

Yorum Yapın veya Soru Sorun

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


*